Consigli per una delega efficace

“Tutte queste problematiche hanno spesso origine da un non adeguato processo di delega, strumento necessario all'interno di un'organizzazione e che deve essere utilizzato correttamente. “Prenditi cura del sistema e il sistema si prenderà cura di te”: possiamo riassumere così la finalità di interventi di coaching all'interno di organizzazioni aziendali”

La domanda è chiara e individua una problematica estremamente diffusa.
Molto più diffusa di quanto il lettore pensi.
Lo diciamo per rincuorarlo: non stiamo parlando di un problema esclusivo della sua attività,ma di tante realtà aziendali. Entrando nello specifico,invece, il primo punto da affrontare è capire il perché, delegando un'attività a un collaboratore, ci si scopre a posteriori insoddisfatti. Le motivazioni in genere possono essere così elencate:
• Il lavoro eseguito non rispecchia i canoni qualitativi che si avevano in mente;
• L'attività svolta non era quella che era stata richiesta;
• Il lavoro non è stato svolto entro il termine necessario.

Al di là delle motivazioni, però, contano le conseguenze. E di fatto a valle di queste concause c'è sempre, immaginiamo, lo stesso risultato finale:trovarsi con pratiche che si accumulano sulla scrivania e tu, caro lettore, che al motto “chi fa da sé fa per tre” arranchi all'inseguimento delle scadenze. Tutte queste problematiche hanno spesso origine da un non adeguato processo di delega, strumento necessario all'interno di un'organizzazione e che deve essere utilizzato correttamente. “Prenditi cura del sistema e il sistema si prenderà cura di te”. Possiamo riassumere così la finalità di interventi di coaching all'interno di organizzazioni aziendali. Il team leader deve curare la propria organizzazione con vari strumenti affinché questa non possa trarre vantaggio. Tra gli strumenti a disposizione del team leader ci sono le riunioni, la delega e il feedback. Già qualche mese fa avevamo affrontato la tematica della riunione efficace; adesso invece intendiamo concentrare l'attenzione sullo strumento della delega. Distinguiamo la delega esecutiva della delega fiduciaria. La prima è e quella che prevede attività meramente meccaniche e ripetitive; la seconda è quella che prevede maggiore discrezionalità da parte di chi svolge le attività delegate. Quali sono le regole per una delega efficace? Innanzitutto occorre individuare il che cosa, pertanto l'oggetto della delega deve essere ben definito e circoscritto in u perimetro ben delineato. Occorre poi individuare il soggetto ovvero chi esegue la delega. Nell'individuazione del soggetto delegato occorrerebbe applicare in criterio qualitativo basato sulle caratteristiche e sulle attitudini di ciascuna risorsa . Molto importante è comunicare al delegato il perché si è scelto proprio lui. Altro soggetto di considerazione è il timing ovvero il termine entro il quale l'attività delegata deve essere portata a termine. Sono da evitare le indicazioni generiche “quando hai un attimo”, “quando puoi”, “è urgente”, ecc. Poi c'è da individuare il come ovvero chi conferisce la delega deve indicare e mettere a disposizione anche le risorse di cui potrà usufruire il soggetto delegato nello svolgimento delle attività (cognitive, umane, relazionali, logiche, motivazionali, valoriali ed economiche). Ancora c'è da individuare il perché dell'attività delegata ovvero la motivazione che sottende l'attività. Devono essere ben chiare le conseguenze derivanti dallo svolgimento o meno dell'attività delegata pertanto occorre ben identificare le responsabilità. Le attività delegate devono essere soggette a controllo pertanto occorre chiarire qual è il criterio di valutazione dell'attività svolta. Infine il feedback il soggetto delegato dopo lo svolgimento dell'attività dovrà avere un riscontro sull'efficacia dell'attività svolta.